5 tips voor het voorkomen van geklungel bij videocon-ferenties

Door de huidige pandemie zijn videoconferenties uitgegroeid tot een essentiële tool voor zowel werkgerelateerde als persoonlijke communicatie. Wij leggen uit hoe u niet voor gek staat voor uw baas, of erger nog: uw schoonmoeder.

Gek genoeg is de keuze van de applicatie die u gebruikt lang niet het belangrijkste gedeelte. De meeste diensten bieden dezelfde functies aan, en tenzij u specifieke vereisten heeft, kunt u gewoon gebruiken wat er al geïnstalleerd is op uw apparaat, of wat de meerderheid van de deelnemers gebruikt.

De meeste bedrijven hebben hun eigen standaard voor videoconferenties en gebruiken een bepaald platform, of dat nu Skype, Google Hangouts, Zoom of Microsoft Team is. En wat betreft uw schoonmoeder is de keuze wellicht nog eenvoudiger. Maar laten we ter zake komen: waar moet u rekening mee houden om ervoor te zorgen dat uw videogesprek zo soepel mogelijk verloopt?

1. Bereid u vóór de videoconferentie voor

Maak niet op het laatste moment verbinding om er dan achter te komen dat uw kat de bedrading van uw koptelefoon heeft doorgebeten en dat de driver van uw camera eerst moet worden geüpdatet. Log vooraf in, controleer of alles goed werkt, en als u problemen ondervindt, los deze dan zonder stress op. En als u een laptop of smartphone gebruikt kan het geen kwaad om ervoor te zorgen dat de batterij goed is opgeladen voordat het gesprek begint.

2. Allereerst: demp uw microfoon

Onthoud om de microfoon te dempen als u niet spreekt. Het gesnuif en ander rumoer op de achtergrond is slecht voor de concentratie, en uw collega’s hoeven niet te horen hoe uw technisch onderlegde kat de opgegeten koptelefoonkabels weer uitbraakt.

3. Zorg voor een goede verbindingssnelheid

We vergeten soms hoeveel apparaten er thuis verbonden zijn met het internet, die ook allemaal bandbreedte gebruiken. En dan zijn we verbaasd als het geluid slecht is en het beeld op het belangrijkste moment in een korrelige waas verandert.

Vóór het beginnen van een belangrijke videoconferentie moeten we ervoor zorgen dat concurrenten om de bandbreedte van het netwerk worden gegooid. De tablet van uw kind die een tekenfilm in 4K streamt, Windows-updates en downloads van games kunnen wel even wachten.

Een bekabelde ethernetverbinding wint het normaal gesproken van wifi, zeker als u door een paar betonnen muren van de router bent gescheiden en de ether vol zit met de netwerken van uw buren (die plotseling ook de hele dag belangrijke videoconferenties hebben, online games spelen en 4K-video’s streamen).

4. Verdiep u in de instellingen en opties

Als u niet erg bekend bent met de applicatie die u gaat gebruiken en u degene bent die de conferentie organiseert, besteed dan wat tijd aan het bestuderen van de instellingen van de app. In Zoom bestaat bijvoorbeeld de standaardinstelling dat deelnemers hun scherm kunnen delen zonder voorafgaande toestemming van de organisator. In open webinars kan dit soms tot ongelukjes leiden (of grappen) zoals het gezamenlijk bekijken van pornografie.

En als u niet wilt dat uw videogesprek op zo’n manier verstoord wordt waardoor u met een rood aangelopen gezicht uw excuses moet aanbieden, schakel deze vorm van creatieve expressie dan van tevoren uit.

5. Zie er representatief uit

Een ontspannen thuiswerkomgeving kan wellicht een welkome verandering zijn, maar ga hier niet te ver in. Zorg er tijdens een videogesprek voor dat u nette kleren draagt (ook onder uw middel, voor de zekerheid). Ga niet op de bank liggen tijdens een belangrijke vergadering, en speel op de achtergrond ook geen spelletjes of pingel niet zachtjes op uw gitaar terwijl uw collega’s aan het woord zijn. Kleed en gedraag u voor de zekerheid zoals u dat ook zou doen bij een persoonlijke vergadering.

Moderne technologie kan hier trouwens bij helpen: sommige videoconferentie-diensten kunnen een ontsierende omgeving verbergen en laten u een virtuele achtergrond gebruiken. Skype en Teams kunnen  en Zoom gaat nog verder en kan voor een prachtige achtergrond met watervallen, gletsjers of zelfs het poollicht zorgen.

Hou echter wel met twee dingen rekening: (a) dit kan van invloed zijn op de snelheid, zeker als uw computer niet erg krachtig is, en (b) technologie kent ook zijn beperkingen. Deze optie kan natuurlijk uw op draden kauwende kat verbergen, maar het resultaat kan er wat vreemd uitzien. Dus ons advies is om wat te experimenteren met verschillende instellingen en opties, en dan niet twee minuten voordat het gesprek van start gaat, maar een uur of zelfs een dag van tevoren. Dan weet u precies hoe alles eruitziet en vermijdt u beschamende momenten.